API : pourquoi et comment connecter vos logiciels ?
Les entreprises utilisent aujourd’hui de nombreux outils numériques : CRM, ERP, logiciel de facturation, plateforme e-commerce, application métier, solution de paiement ou encore outils de gestion de projet.
Le problème ? Ces logiciels ne communiquent pas toujours entre eux.
Les équipes doivent alors transférer manuellement des informations d’un outil à l’autre, multiplier les fichiers Excel ou saisir plusieurs fois les mêmes données. En plus de faire perdre du temps, ces opérations augmentent le risque d’erreur.
C’est précisément là qu’interviennent les API.
Une API permet à différents logiciels de communiquer et d’échanger automatiquement des informations. Mais comment fonctionne une API ? Pourquoi connecter ses logiciels et comment mettre en place ces intégrations ?
Qu'est-ce qu'une API ?
API signifie Application Programming Interface, ou interface de programmation d’application en français.
Concrètement, une API est un mécanisme permettant à deux applications de communiquer selon des règles définies.
Prenons un exemple simple.
Une entreprise possède :
- un site e-commerce ;
- un logiciel de gestion des stocks ;
- un CRM ;
- un logiciel de facturation.
Lorsqu’un client passe une commande, plusieurs opérations doivent avoir lieu.
Le stock doit être mis à jour, les informations du client peuvent être ajoutées au CRM et une facture doit éventuellement être créée.
Sans connexion entre les différents outils, une personne peut être obligée d’effectuer manuellement une partie de ces opérations.
Avec des API correctement intégrées, les logiciels peuvent échanger ces informations automatiquement.
Comment fonctionne une API ?
Le fonctionnement d’une API peut être comparé à un intermédiaire entre deux logiciels.
Une application envoie une requête à l’API afin de demander une information ou de réaliser une action. Le logiciel concerné traite cette demande puis renvoie une réponse.
Par exemple, une application métier peut demander à un CRM :
« Donne-moi les informations correspondant à ce client. »
Le CRM reçoit la demande, vérifie les autorisations puis retourne les données disponibles.
Ces échanges sont généralement réalisés automatiquement et en quelques instants.
Pour les utilisateurs, tout peut donc sembler fonctionner comme un seul système alors que plusieurs logiciels différents interviennent en arrière-plan.
Pourquoi connecter ses logiciels avec des API ?
L’intégration d’API ne constitue pas uniquement une problématique technique. Elle peut directement améliorer le fonctionnement quotidien d’une entreprise.
1. Automatiser les tâches répétitives
L’un des principaux avantages consiste à supprimer certaines saisies manuelles.
Imaginez qu’une équipe commerciale crée un nouveau client dans son CRM et qu’un collaborateur doive ensuite recopier ses informations dans un logiciel métier.
Une intégration peut permettre de transférer automatiquement les données nécessaires.
Les collaborateurs passent ainsi moins de temps sur des tâches administratives répétitives.
2. Réduire les erreurs humaines
La saisie manuelle entraîne inévitablement des erreurs : mauvaise adresse, faute dans un nom, numéro incorrect ou simplement oubli d’une mise à jour.
Lorsque les applications communiquent directement entre elles, il devient possible de limiter ces doubles saisies.
L’information peut être enregistrée dans un système puis automatiquement transmise aux autres outils qui en ont besoin.
3. Centraliser les informations
Les données d’une entreprise sont souvent réparties dans plusieurs applications.
Les informations commerciales se trouvent dans le CRM, les commandes dans l’ERP, les paiements dans une autre plateforme et les données opérationnelles dans un logiciel métier.
Connecter ces systèmes permet de créer une expérience beaucoup plus fluide.
Un logiciel interne peut par exemple récupérer les informations provenant de plusieurs services et les afficher dans une interface unique.
4. Améliorer l’expérience client
Les API permettent également de créer des expériences plus rapides pour les utilisateurs.
Un client peut, par exemple, consulter depuis son espace personnel :
- ses commandes ;
- ses factures ;
- l’état de son abonnement ;
- ses paiements ;
- ses demandes auprès du support.
Ces informations peuvent pourtant provenir de plusieurs logiciels différents.
Grâce aux API, elles peuvent être réunies dans une seule interface.
5. Faire évoluer son système d’information
Connecter des applications permet aussi d’éviter de remplacer systématiquement les logiciels déjà utilisés.
Une entreprise peut conserver certains outils tout en développant une application sur mesure qui vient compléter son environnement existant.
Cette approche permet notamment de créer des fonctionnalités spécifiques à l’entreprise sans nécessairement reconstruire l’ensemble de son système informatique.
Quels logiciels peut-on connecter avec une API ?
De nombreux services professionnels proposent aujourd’hui des API.
Il est notamment possible de connecter :
- un CRM ;
- un ERP ;
- une plateforme e-commerce ;
- un logiciel de comptabilité ;
- un système de paiement ;
- un logiciel de facturation ;
- un outil de gestion de projet ;
- un logiciel logistique ;
- une application mobile ;
- un logiciel métier développé sur mesure ;
- des services d’intelligence artificielle ;
- des outils de communication ou de marketing.
Les possibilités dépendent cependant des API mises à disposition par chaque éditeur.
Avant de commencer un projet d’intégration, il faut donc vérifier les fonctionnalités proposées par les différents services concernés.
Quelques exemples d'intégrations API
Prenons une entreprise qui utilise un CRM et un logiciel de facturation.
Lorsqu’un commercial signe un nouveau client, une API peut automatiquement transmettre les informations nécessaires au logiciel de facturation.
Autre exemple : un site e-commerce peut communiquer avec un logiciel logistique. Lorsqu’une commande est passée, les informations nécessaires à sa préparation peuvent être automatiquement transmises.
Une application mobile peut également communiquer avec un logiciel métier existant afin de permettre aux collaborateurs sur le terrain de consulter ou modifier certaines informations.
Les API deviennent alors de véritables ponts entre les différents composants du système d’information.
API et logiciel sur mesure : une combinaison particulièrement intéressante
Lorsqu’une entreprise développe un logiciel sur mesure, il n’est généralement pas nécessaire de reconstruire toutes les fonctionnalités dont elle dispose déjà.
Supposons qu’une entreprise souhaite créer une plateforme interne.
Elle utilise déjà un CRM performant, une solution de paiement et un logiciel de comptabilité.
Plutôt que de recréer ces trois systèmes, le nouveau logiciel peut se concentrer sur les fonctionnalités spécifiques à l’activité de l’entreprise et communiquer avec les outils existants grâce à leurs API.
Cette approche peut permettre de réduire le périmètre du développement tout en construisant une solution parfaitement adaptée aux processus métier.
API REST, webhooks… quelles différences ?
Lors d’un projet d’intégration, plusieurs termes techniques peuvent apparaître.
Les API REST sont aujourd’hui couramment utilisées pour permettre à une application de demander ou d’envoyer des informations à une autre application.
Les webhooks fonctionnent différemment. Ils permettent généralement à un service d’informer automatiquement une autre application lorsqu’un événement précis se produit.
Prenons un paiement en ligne.
Plutôt que de demander régulièrement à la plateforme de paiement si le client a payé, celle-ci peut envoyer automatiquement une notification au logiciel lorsque le paiement est validé.
API et webhooks sont donc souvent complémentaires.
Comment connecter deux logiciels grâce à une API ?
Une intégration réussie commence avant d’écrire la première ligne de code.
Étape 1 : identifier les données à échanger
Il faut commencer par déterminer précisément quelles informations doivent circuler entre les applications.
Par exemple :
CRM → logiciel métier :
informations client et coordonnées.
Logiciel métier → CRM :
état d’avancement d’un projet ou statut du client.
Cette cartographie évite de créer des échanges inutiles.
Étape 2 : étudier les API disponibles
Il faut ensuite consulter la documentation technique des logiciels concernés.
L’objectif est notamment de vérifier :
- quelles données sont accessibles ;
- quelles actions sont autorisées ;
- comment fonctionne l’authentification ;
- quelles sont les limites d’utilisation ;
- comment sont gérées les erreurs.
Toutes les API n’offrent pas les mêmes possibilités.
Étape 3 : développer l’intégration
Les développeurs peuvent ensuite créer le mécanisme permettant aux différentes applications de communiquer.
Cette étape comprend généralement la gestion de l’authentification, des échanges de données, des transformations éventuelles et des erreurs.
Étape 4 : sécuriser les échanges
La sécurité est essentielle, particulièrement lorsque des données clients ou des informations sensibles transitent entre plusieurs systèmes.
Il faut notamment contrôler les autorisations, protéger les identifiants techniques et limiter l’accès aux seules données nécessaires.
Les obligations applicables en matière de protection des données, notamment le RGPD lorsqu’il s’applique, doivent également être prises en compte.
Étape 5 : tester les différents scénarios
Une intégration doit être testée dans des situations normales, mais également lorsque quelque chose se passe mal.
Que se passe-t-il si un logiciel devient temporairement indisponible ?
Que faire lorsqu’une donnée obligatoire manque ?
Que se passe-t-il si la même information est envoyée deux fois ?
Anticiper ces situations permet de construire une intégration plus robuste.
Étape 6 : surveiller et maintenir l’intégration
Une API peut évoluer.
Un éditeur peut modifier certaines fonctionnalités, déprécier une ancienne version ou changer ses règles d’utilisation.
Une intégration API nécessite donc une certaine maintenance afin de garantir son bon fonctionnement dans le temps.
Combien coûte une intégration API ?
Le coût dépend fortement de la complexité du projet.
Connecter deux logiciels disposant d’API modernes et bien documentées peut être relativement simple.
À l’inverse, un projet impliquant plusieurs systèmes, des règles métier complexes ou un logiciel ancien peut demander beaucoup plus de travail.
Le budget dépend notamment :
- du nombre de logiciels à connecter ;
- de la qualité des API disponibles ;
- du volume et de la complexité des données ;
- des règles métier à implémenter ;
- du niveau de sécurité nécessaire ;
- de la gestion des erreurs ;
- des besoins de supervision et de maintenance.
Il est donc difficile d’établir un prix pertinent sans analyser précisément l’environnement technique et les processus concernés.
Faut-il développer une API sur mesure ?
Parfois, le problème n’est pas de connecter un logiciel à une API existante, mais de permettre à un logiciel interne de communiquer avec d’autres systèmes.
Il peut alors être pertinent de développer une API sur mesure.
Cette API peut permettre à différentes applications internes, plateformes partenaires ou interfaces mobiles d’accéder de manière contrôlée à certaines fonctionnalités du logiciel.
C’est notamment intéressant lorsqu’une entreprise souhaite progressivement construire un écosystème de plusieurs applications interconnectées.
Quand faire appel à une agence de développement logiciel ?
Une intégration simple peut parfois être réalisée avec des outils d’automatisation existants.
Mais lorsque les processus deviennent spécifiques, que plusieurs systèmes doivent communiquer ou que les échanges concernent des données importantes pour l’activité, un développement sur mesure peut devenir nécessaire.
Une agence de développement logiciel peut alors intervenir pour analyser l’architecture existante, étudier les API disponibles, développer les connecteurs nécessaires et assurer leur maintenance.
L’objectif n’est pas simplement de connecter deux logiciels, mais de créer un système fiable et évolutif qui correspond réellement aux processus de l’entreprise.
Connecter ses logiciels pour gagner en efficacité
Les entreprises accumulent progressivement des outils spécialisés. Le véritable enjeu devient donc de les faire travailler ensemble.
Grâce aux API, il est possible de connecter les logiciels, automatiser les échanges de données et réduire les tâches manuelles.
CRM, ERP, plateforme e-commerce, logiciel métier ou application développée sur mesure peuvent ainsi fonctionner au sein d’un même écosystème.
Avant de lancer un projet, la première étape consiste à cartographier les logiciels utilisés et les échanges de données réalisés manuellement.
C’est souvent à cet endroit que se trouvent les meilleures opportunités d’automatisation.